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Tribunal Regional Eleitoral - SC

Presidência

Direção Geral

Secretaria Judiciária

PORTARIA P N. 67, DE 28 DE MAIO DE 2020.

Dispõe sobre o processo formal de trabalho para a Gestão de Contratos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno desta Corte (Resolução TRESC n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando a necessidade de atualização dos procedimentos integrantes do processo formal de trabalho definido pela Portaria P n. 235, de 19.12.2018, de modo a aprimorar a gestão das contratações no TRESC, na esteira das boas práticas de governança e gestão demandadas pelo Conselho Nacional de Justiça e pelo Tribunal de Contas da União; e

– considerando a decisão exarada nos autos do Procedimento Administrativo Eletrônico SAO n. 22.607/2016,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o processo formal de trabalho para a Gestão de Contratos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC).

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – Contrato: todo e qualquer ajuste firmado entre o TRESC e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada;

II – Gestão de Contrato: conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, de modo a assegurar o cumprimento de seu objeto;

III – Equipe de Gestão da Contratação: equipe composta, quando necessária, pelo Gestor do Contrato, e pelos Fiscais Demandante, Técnico e Administrativo, responsáveis por fiscalizar a execução contratual, consoante as atribuições regulamentares:

a) Fiscal Demandante do Contrato: servidor representante da Área Demandante da solução, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos funcionais da solução;

b) Fiscal Técnico do Contrato: servidor representante da Área Técnica, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos técnicos da solução; e

c) Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos da execução, especialmente os referentes ao recebimento, pagamento, sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais.

IV – Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais, técnicas ou operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, designado por autoridade competente do órgão;

V – Plano de Fiscalização: conjunto de diretrizes estabelecidas no Projeto Básico/Termo de Referência que contemplam o modelo de execução e de gestão do contrato, especificando a forma como será executado e gerido desde o início até seu encerramento.

VI – Incidente: são todas as intercorrências verificadas na contratação, no curso da sua execução, que demandem tratamento inicial pelo Gestor do Contrato com a parte contratada para a sua resolução, e, conforme o caso, comunicação ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para providências, sem prejuízo de possível reflexo no pagamento à parte contratada (glosa); além de eventuais pleitos da parte contratada relativos à contratação (objeto, prazo e preço) que sejam recebidos diretamente pela Gestão, a serem encaminhados ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para processamento.

VII – Ocorrência: são intercorrências de maior potencial (gravame) que podem configurar inexecução contratual (parcial ou total) e, conforme o caso, ensejar a aplicação de penalidade à parte contratada, sem prejuízo de eventual reflexo no pagamento.

CAPÍTULO I

DAS FASES DA GESTÃO DE CONTRATOS

Art. 3º Os procedimentos referentes à Gestão de Contratos compõem, no que couber ao objeto contratado, as seguintes fases:

I) iniciação;

II) fiscalização;

III) ajustes (tratamento de incidentes); e

IV) encerramento e, se for o caso, transição contratual.

§ 1º A fase de iniciação do contrato abrange os procedimentos relativos à lavratura do instrumento, à cientificação das partes envolvidas e, se o objeto assim o requerer, à reunião inicial com a parte contratada.

§ 2º A fase de fiscalização compreende os procedimentos necessários ao acompanhamento da execução contratual, por meio do Plano de Fiscalização, de registros, controles e listas de verificação, de modo a verificar e, na medida do possível, assegurar o cumprimento do objeto contratado.

§ 3º A fase de ajustes contratuais abrange os procedimentos necessários ao tratamento de incidentes e de ocorrências verificados no curso da execução do contrato.

§ 4º A fase de encerramento do contrato abrange os procedimentos relativos ao recebimento do objeto e respectiva atestação, bem como o pagamento à parte contratada.

§ 5º Na hipótese de contratação de serviços de natureza continuada, os procedimentos relativos à fase de encerramento contratual abrangem, ainda, aqueles destinados a assegurar a continuidade da prestação dos serviços.

Art. 4º Para os fins desta Portaria, as contratações efetuadas pelo TRESC são classificadas como referentes a objetos de execução com entrega imediata e integral e objetos de execução continuada.

Art. 5º As contratações de objetos de execução com entrega imediata e integral abrangem aquelas formalizadas por meio de nota de empenho e de contrato.

Art. 6º As contratações de objetos de execução continuada abrangem os contratos de fornecimento e prestação de serviços sob demanda, de prestação de serviços continuados, com ou sem mão de obra residente, incluídos, nesta última categoria, os contratos de locação de bens móveis e imóveis.

CAPÍTULO II

DAS ATRIBUIÇÕES ESPECÍFICAS

Art. 7º O Ordenador de Despesas, por meio de despacho nos autos do procedimento administrativo onde foi processada a contratação, designará a Gestão da Contratação.

§ 1º Competirão à Equipe de Gestão as atividades relacionadas aos procedimentos das fases de iniciação, de fiscalização, de encerramento contratual e, no que couberem, as da fase de ajustes.

§ 2º Nas contratações cujos objetos sejam fornecidos ou prestados aos Cartórios Eleitorais, competirá à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade, por meio da Seção de Preparação de Pagamentos e Análise Tributária, a execução das atividades de formalização dos procedimentos administrativos relativos à fase de encerramento contratual, com a documentação pertinente da parte contratada, e encaminhamento aos Cartórios Eleitorais, cabendo aos servidores titulares de Chefia de Cartório, atuando como Gestores dos Contratos, realizar as atividades de recebimento do objeto, análise da documentação da parte contratada, realização de diligências, se necessário, e respectiva atestação.

Art. 8º São atribuições da Gestão da Contratação:

I – tomar conhecimento dos termos do contrato ou da nota de empenho, bem como dos documentos que deram origem à contratação, especificamente do Projeto Básico/Termo de Referência e seus anexos, em especial do Plano de Fiscalização;

II – estabelecer contato inicial, e ao longo do contrato quando necessário, com a parte contratada, sobre os principais aspectos e procedimentos da contratação, voltados à execução do objeto, desde o seu recebimento, prazos, controles, forma adequada para o envio da documentação de pagamento, além da definição da forma de comunicação entre as partes, preferencialmente por escrito, em meio eletrônico, e com confirmação de recebimento, e da indicação do representante da parte contratada para a referida comunicação, sem prejuízo da reunião inicial de que trata o art. 11, se for o caso;

III – informar à parte contratada acerca de vício referente ao objeto contratado e/ou à execução do contrato que venha a identificar ou ter conhecimento, objetivando o saneamento antes de eventual comunicação ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para providências;

IV – verificar o cumprimento de todas as obrigações e de todos os prazos previstos no contrato ou na nota de empenho;

V – registrar e dar o devido tratamento aos incidentes relacionados ao contrato, por meio de procedimento específico e de acordo com as providências previstas nesta Portaria; e

VI – comunicar imediatamente ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, por meio de procedimento específico, as ocorrências porventura verificadas, bem como os incidentes que demandarem providências além da sua esfera de competência.

Art. 9º Sem prejuízo das atribuições conferidas à Gestão da Contratação, compete:

I – à Seção de Gerenciamento de Contratações da Coordenadoria de Contratações e Materiais:

a) providenciar a lavratura dos contratos, convênios, atas de registros de preços e outros instrumentos similares;

b) elaborar minutas de termos aditivos e apostilas, providenciando a sua lavratura;

c) controlar a vigência dos contratos e demais ajustes, indicando a possibilidade de sua prorrogação ou a necessidade de abertura de novo certame;

d) providenciar o envio das notas de empenho, contratos, convênios, termos aditivos, apostilas e outros ajustes aos contratados, controlando os respectivos prazos de execução e anotando no cadastro de fornecedores eventuais penalidades aplicadas;

e) gerenciar os reajustes e as garantias contratuais;

f) instruir os procedimentos de alteração contratual com os elementos necessários à decisão da autoridade competente;

g) providenciar as publicações no sítio do TRESC e, se for o caso, na imprensa oficial, das notas de empenho, dos contratos, dos convênios, dos termos aditivos e das demais matérias relativas à área de competência da Seção, efetuando o respectivo controle;

h) cientificar o Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, a Unidade Demandante e as demais partes interessadas acerca da publicação de que trata a alínea ‘g’.

i) registrar os dados da contratação em bancos de dados próprios; e

j) registrar as providências adotadas no PAE que originou a contratação.

II – ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento:

a) cientificar a Gestão da Contratação do início do respectivo encargo referente a cada contrato e orientar sobre os aspectos relevantes da contratação a demandar a sua atuação, em especial os prazos e o tratamento de incidentes e ocorrências, bem como esclarecer dúvidas porventura existentes;

b) publicar e manter atualizadas as orientações aos Gestores de Contrato, expedidas pela Secretaria de Administração e Orçamento, voltadas a auxiliar o exercício das atribuições da Gestão de Contratos;

c) autuar procedimento específico para apuração de ocorrências e, se for o caso, de incidentes, bem como dar encaminhamento aos incidentes recebidos; e

d) analisar formalmente a instrução dos procedimentos relativos ao pagamento, previamente à decisão do Ordenador de Despesas, expedindo as diligências necessárias ao saneamento de pendências, se houver, sem prejuízo da análise ao encargo da Secretaria de Controle Interno e Auditoria, definida em plano anual de auditoria.

CAPÍTULO III

DA FORMALIZAÇÃO E DA TRAMITAÇÃO

Seção I

Contratações de objetos com entrega imediata e integral

Art. 10. Finalizado o processo de contratação de objeto de execução com entrega imediata e integral, seja ela fornecimento ou prestação de serviços, do qual derivou nota de empenho substitutiva de contrato, serão adotados os procedimentos pertinentes à fase de iniciação previstos no art. 9º.

Art. 11. Recebida a cientificação do início do respectivo encargo, a Gestão da Contratação adotará de imediato os procedimentos previstos no art. 8º, incisos I e II, e, se o objeto assim o requerer, finalizará a fase de iniciação com a realização de reunião inicial com representante da parte contratada.

§ 1º A reunião inicial, devidamente registrada em ata, tem como propósito o esclarecimento de procedimentos relacionados à execução contratual, como a forma de execução e os controles existentes, modo de recebimento e pagamento do objeto, situações que implicam atraso no pagamento, dentre outros, bem como o saneamento de dúvidas porventura existentes.

§ 2º Para a reunião, poderão ser convidadas outras partes interessadas ou que tenham participado da elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência.

§ 3º Na reunião deve ser definida, também, a forma de comunicação a ser utilizada entre a Gestão da Contratação e a parte contratada, preferencialmente por escrito e com confirmação de recebimento, bem como ser indicado o representante responsável pelo contato com este TRESC.

§ 4º Se o objeto assim o requerer, a Gestão da Contratação efetuará a autorização para o início da execução do ajuste, a partir da qual começarão a correr os prazos estabelecidos.

Art. 12. Na fase de fiscalização contratual, a Gestão da Contratação, seguindo o Plano de Fiscalização, fará uso das listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a execução do ajuste, as quais deverão ser armazenadas pela Gestão, juntamente com a ata da reunião inicial, se for o caso, e os demais registros e controles efetuados relativos à contratação.

Art. 13. Recebido o objeto contratado, a Gestão da Contratação, observando, quanto às contratações aos Cartórios Eleitorais, o disposto no art. 7º, § 2º:

I – formalizará o procedimento administrativo eletrônico (PAE) para a efetivação do pagamento, a partir do documento fiscal encaminhado pela parte contratada;

II – efetuará o referenciamento do PAE que deu origem à contratação;

III – analisará a documentação apresentada pela parte contratada, promovendo as diligências necessárias à correta instrução do PAE, e juntará aos autos a(s) respectiva(s) lista(s) de verificação, conforme o caso;

IV – emitirá e juntará ao PAE a atestação do objeto contratado, que deverá conter todas as informações pertinentes à execução contratual referente ao período de ateste, com menção expressa a sua regularidade ou, se for o caso, dos incidentes verificados e tratamentos dados e de eventuais ocorrências reportadas, além das datas dos recebimentos provisório e definitivo;

V – encaminhará o PAE, conforme a destinação da contratação:

a) para os Cartórios Eleitorais, à Secretaria de Administração e Orçamento;

b) para a Sede, à Seção de Almoxarifado e Patrimônio da Coordenadoria de Contratações e Materiais na hipótese de fornecimento de objeto, ou à Seção de Preparação de Pagamentos e Análise Tributária.

§ 1º Nas contratações para os Cartórios Eleitorais, o Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento tramitará o PAE:

I – à Seção de Almoxarifado e Patrimônio da Coordenadoria de Contratações e Materiais para realização dos registros de entrada do objeto nos sistemas de Almoxarifado ou Patrimônio, em se tratando de fornecimento de objeto;

II – à Seção de Preparação de Pagamentos e Análise Tributária, para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias a serem efetuadas.

§ 2º Devidamente instruído, o PAE deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para autorização do pagamento, que será realizado pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

§ 3º Findos os procedimentos relativos ao pagamento, o PAE será encaminhado à Secretaria de Controle Interno e Auditoria para realização de procedimento de conformidade contábil, retornando à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para arquivamento.

Art. 14. Havendo falhas no objeto recebido provisoriamente, a Gestão da Contratação as informará à parte contratada para que providencie sua regularização, observado o prazo estabelecido no Projeto Básico/Termo de Referência ou no contrato.

§ 1º Após a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Gestão da Contratação efetuará o recebimento definitivo e observará os procedimentos estabelecidos no art. 13.

§ 2º Não tendo sido providenciada a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Gestão da Contratação informará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, que autuará a ocorrência em procedimento próprio, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará para decisão quanto à eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do contrato pelo Ordenador de Despesas.

Art. 15. Transcorrido o prazo para a entrega do objeto sem que esta tenha sido efetuada, a Gestão da Contratação reportará a ocorrência ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para processamento.

Art. 16. Nas contratações de objetos com entrega imediata e integral que exijam a celebração de contrato, emitida a nota de empenho pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade, a Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos da Direção-Geral para aprovação.

§ 1º O procedimento previsto no caput não se aplica às contratações de objetos com entrega imediata derivadas de licitações, cuja minuta de contrato integra o respectivo edital licitatório.

§ 2º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados os procedimentos pertinentes à fase de iniciação previstos no art. 9º.

Art. 17. Recebida a cientificação do início do respectivo encargo, a Gestão da Contratação adotará de imediato os procedimentos previstos no art. 8º, incisos I e II, e, se o objeto assim o requerer, providenciará a reunião de que trata o art. 11, observadas, após, as providências dispostas nos arts. 12 a 15.

Seção II

Contratações de objetos de execução continuada

Subseção I

Contratos de fornecimento e de prestação de serviços sob demanda

Art. 18. As contratações de objetos de execução continuada que importem em fornecimento e em prestação de serviços sob demanda exigem a formalização de instrumento contratual, podendo advir de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 1º A Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos para aprovação.

§ 2º O procedimento previsto no § 1º não se aplica nas contratações derivadas de licitações, cuja minuta de contrato já integra o respectivo edital licitatório.

§ 3º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados os procedimentos pertinentes à fase de iniciação previstos no art. 9º.

§ 4º Para os fins desta Portaria, as atas de registro de preços são consideradas fornecimento sob demanda, mesmo que delas tenha derivado apenas nota de empenho substitutiva de contrato.

Art. 19. Recebida a cientificação do início do respectivo encargo, a Gestão da Contratação adotará de imediato os procedimentos previstos no art. 8º, incisos I e II, e, se o objeto assim o requerer, providenciará a reunião de que trata o art. 11.

Art. 20. Nas contratações que importem em fornecimento e em prestação de serviços sob demanda, a Secretaria de Administração e Orçamento verificará a necessidade de a Gestão da Contratação solicitar autorização para o atendimento da demanda.

§ 1º Sendo autorizada, a Gestão da Contratação acionará a parte contratada, encaminhando a ordem de fornecimento ou de serviço, conforme o caso, e controlando os prazos de execução.

§ 2º Nas atas de registro de preços, previamente ao acionamento da parte contratada, deverá ser emitida a respectiva nota de empenho e, se for o caso, firmado o contrato, sendo contados os prazos para a execução do ajuste a partir do recebimento de tais instrumentos pela contratada, cabendo à Seção de Gerenciamento de Contratos o respectivo controle.

Art. 21. Os procedimentos da fase de fiscalização contratual serão realizados a cada demanda, cabendo à Gestão da Contratação seguir o Plano de Fiscalização e utilizar as listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a execução de cada requisição, realizando os registros e controles pertinentes a todo o contrato.

Art. 22. Havendo falhas no objeto recebido provisoriamente, a Gestão da Contratação observará o disposto no art. 14, caput e § 2º.

Parágrafo único. Após a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Gestão da Contratação efetuará o recebimento definitivo e observará os demais procedimentos estabelecidos no art. 13.

Art. 23. Transcorrido o prazo para a entrega do objeto sem que esta tenha sido efetuada, a Gestão da Contratação reportará a ocorrência ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para processamento.

Art. 24. Os procedimentos referentes à fase de encerramento contratual serão realizados a cada demanda processada, ensejando a autuação de PAEs próprios para atestação e pagamento, devidamente referenciados no PAE que deu origem à contratação, devendo ser observado o disposto no art. 13.

Subseção II

Contratos de prestação de serviços continuados, sem mão de obra residente

Art. 25. As contratações de objetos de execução continuada que importem em prestação de serviços continuados, sem mão de obra residente, incluídas as locações de bens móveis e imóveis, exigem a formalização de instrumento contratual, podendo advir de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 1º A Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos para aprovação.

§ 2º O procedimento previsto no § 1º não se aplica às contratações derivadas de licitações, cuja minuta de contrato já integra o respectivo edital licitatório.

§ 3º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados os procedimentos pertinentes à fase de iniciação previstos no art. 9º.

Art. 26. Recebida a cientificação do início do respectivo encargo, a Gestão da Contratação adotará de imediato os procedimentos previstos no art. 8º, incisos I e II, e providenciará a reunião de que trata o art. 11.

Art. 27. Os procedimentos da fase de fiscalização contratual serão realizados mensalmente, cabendo à Gestão da Contratação seguir o Plano de Fiscalização e utilizar as listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a prestação dos serviços, realizando os registros e controles pertinentes a todo o contrato.

Art. 28. Recebido mensalmente o objeto contratado, a Gestão da Contratação observará o disposto no art. 13.

§ 1º O Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, observado o disposto no art. 9º, inciso II, alínea ‘d’, encaminhará o PAE à Seção de Preparação de Pagamentos e Análise Tributária, para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias a serem efetuadas.

§ 2º Devidamente instruído, o PAE deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para autorização do pagamento, que será efetuado pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

§ 3º Findos os procedimentos relativos ao pagamento, o PAE será encaminhado à Secretaria de Controle Interno e Auditoria para realização de procedimento de conformidade contábil, retornando à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para arquivamento.

Art. 29. Havendo falhas na execução dos serviços, a Gestão da Contratação informará o incidente à parte contratada para que providencie a sua regularização, mediante a sua formalização por meio de procedimento próprio, para fins de registro e acompanhamento, e efetuado o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, sem prejuízo do disposto no art. 8º, inciso VI.

§ 1º Após a regularização do objeto, a Gestão da Contratação observará os procedimentos estabelecidos no art. 13.

§ 2º Não tendo sido providenciada a regularização do objeto, a Gestão da Contratação informará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, para processamento e decisão quanto à eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do contrato pelo Ordenador de Despesas.

Subseção III

Contratos de prestação de serviços continuados, com mão de obra residente

Art. 30. As contratações de objetos de execução continuada que importem em prestação de serviços continuados, com mão de obra residente, exigem a formalização de instrumento contratual, podendo advir de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 1º A Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos para aprovação.

§ 2º O procedimento previsto no § 1º deste artigo não se aplica às contratações derivadas de licitações, pois, nesse caso, a minuta de contrato já integra o edital licitatório.

§ 3º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados os procedimentos pertinentes à fase de iniciação previstos no art. 9º.

Art. 31. Recebida a cientificação do início do respectivo encargo, a Gestão da Contratação adotará de imediato os procedimentos previstos no art. 8º, incisos I e II, e providenciará a reunião de que trata o art. 11.

§ 1º A reunião inicial, devidamente registrada em ata, tem como propósito o esclarecimento de procedimentos relacionados à execução contratual, como a forma de execução e os controles existentes, pagamento da fatura mensal, situações que implicam atraso no pagamento, dentre outros, bem como o saneamento de dúvidas porventura existentes.

§ 2º Serão tratadas, ainda, as providências a serem adotadas pela contratada necessárias à execução dos serviços, tais como apresentação da relação dos profissionais que prestarão os serviços, entrega de uniformes, materiais, etc.

§ 3º Para a reunião, poderão ser convidadas outras partes interessadas ou que tenham participado da elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência.

§ 4º Na reunião deve ser definida, também, a forma de comunicação a ser utilizada entre a Gestão da Contratação e a parte contratada, preferencialmente por escrito e com confirmação de recebimento, bem como ser indicado o representante responsável pelo contato com este TRESC.

§ 5º Quando couber, a Gestão da Contratação efetuará a autorização para o início da execução do ajuste, a partir da qual começarão a correr os prazos estabelecidos.

§ 6º Nos contratos de prestação de serviços continuados que são celebrados com vistas ao atendimento das demandas dos Cartórios Eleitorais, os procedimentos referentes à reunião inicial de alinhamento com a parte contratada serão adotados pela Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços e pelo Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, sendo repassadas a todos os Chefes de Cartório, na condição de Gestores dos Contratos, as informações pertinentes e necessárias ao início da execução do ajuste.

Art. 32. Na fase de fiscalização contratual, a Gestão da Contratação, seguindo o Plano de Fiscalização, fará uso das listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a execução do ajuste, as quais deverão ser armazenadas pelo Gestor do Contrato, juntamente com a ata da reunião inicial, se for o caso, e os demais registros e controles efetuados relativos à contratação.

§ 1º A fase de fiscalização em contratos de prestação de serviços continuados, com mão de obra residente, importa na verificação do cumprimento pela parte contratada de obrigações de ordem técnica e funcional, administrativa e, se for o caso, de qualidade dos serviços prestados.

§ 2º O cumprimento de obrigações de ordem técnica e funcional, compreendidas aquelas relativas à rotina, ao modo de execução do serviço e a eventuais etapas e cronogramas, será verificado ao longo de cada mês de vigência do contrato.

§ 3º A verificação do cumprimento das obrigações de ordem administrativa, compreendidas aquelas inerentes à relação entre a parte contratada e seus empregados executores dos serviços contratados, no que se refere a encargos sociais, trabalhistas e fiscais, será efetuada mensalmente, a cada fatura apresentada.

§ 4º A medição da qualidade dos serviços prestados deverá seguir os parâmetros definidos no contrato e no respectivo acordo de nível de serviço e partir das verificações efetuadas pela própria Gestão da Contratação e dos relatos do público usuário.

Art. 33. Recebida a fatura mensal de prestação dos serviços, bem como os documentos necessários à conferência do cumprimento das obrigações de ordem administrativa pela contratada, a Gestão da Contratação observará o disposto no art. 13.

§ 1º O Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento, observado o disposto no art. 9º, inciso II, alínea ‘d’, encaminhará o PAE à Seção de Preparação de Pagamentos e Análise Tributária, para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias a serem efetuadas.

§ 2º Devidamente instruído, o PAE deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para autorização do pagamento, que será realizado pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

§ 3º Findos os procedimentos relativos ao pagamento, o PAE será encaminhado à Secretaria de Controle Interno e Auditoria para realização de procedimento de conformidade contábil, retornando à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para arquivamento.

Art. 34. Havendo falhas na execução dos serviços, a Gestão da Contratação informará o incidente à parte contratada para que providencie a sua regularização, mediante a sua formalização por meio de procedimento próprio, para fins de registro e acompanhamento, e efetuado o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, sem prejuízo do disposto no art. 8º, inciso VI.

§ 1º Havendo a interrupção ou o subdimensionamento da prestação dos serviços em razão da falta de profissional, a Gestão da Contratação contatará a parte contratada, no próprio dia da ocorrência, a fim de providenciar a reposição do profissional ausente.

§ 2º Não tendo sido providenciada a regularização do objeto e/ou a reposição do profissional, a Gestão da Contratação informará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para processamento e decisão quanto à eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do contrato pelo Ordenador de Despesas.

§ 3º Na hipótese prevista no § 1º, o documento fiscal a ser apresentado para pagamento deverá prever a prestação de serviços em quantidade inferior à contratada, proporcional ao período da interrupção ou subdimensionamento da prestação dos serviços.

Art. 35. Até o sétimo dia do mês seguinte ao da prestação dos serviços, a Gestão da Contratação elaborará Relatório do Acordo de Nível de Serviços, o qual conterá a relação das falhas ocorridas na prestação dos serviços e o respectivo fator percentual de recebimento e remuneração.

§ 1º Na hipótese de os serviços não alcançarem o Fator de Aceitação Total (100% de avaliação dos serviços), a Gestão da Contratação formalizará o incidente a partir do Relatório do Acordo de Nível de Serviços elaborado, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual glosa do valor da fatura subsequente, a partir de decisão do Ordenador de Despesas, após o procedimento de que cuida o § 2º.

§ 2º A parte contratada será notificada para, querendo, apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que somente será aceita caso comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis ou previsíveis, mas de consequências incalculáveis.

Art. 36. Ao término da vigência do contrato ou em caso de rescisão contratual, juntamente com a última fatura mensal referente à prestação dos serviços, além dos documentos necessários à conferência do cumprimento das obrigações trabalhistas, deverão ser objeto de avaliação os documentos referentes à comprovação das rescisões dos contratos de trabalho firmados com os profissionais alocados na execução do ajuste, ou, se for o caso, comprovação de que foram realocados em outra atividade, sem a interrupção do contrato de trabalho.

Parágrafo único. Somente após as comprovações de que trata o caput deste artigo será considerada completa a execução do contrato.

CAPÍTULO IV

DAS CONTRATAÇÕES ESPECÍFICAS

Art. 37. A atestação de serviços de publicidade oficial na Imprensa Nacional será realizada, conforme a matéria, pelo titular da unidade responsável pela publicação, ou seu substituto.

Parágrafo único. Quando os serviços de mais de uma unidade forem faturados em um mesmo documento fiscal, a atestação poderá ser efetuada pelo titular de qualquer uma delas, que verificará, junto aos demais responsáveis, a correta prestação dos serviços.

Art. 38. A atestação de serviços de energia elétrica e de fornecimento de água e tratamento de esgoto será realizada, no âmbito da Sede do TRESC e dos Cartórios Eleitorais, pelo titular da Seção de Manutenção Predial da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, ou seu substituto, relativamente às faturas centralizadas da CELESC e CASAN, e, nos munícipios em que forem outras concessionárias de energia elétrica e água, pelos respectivos Chefes de Cartório.

Parágrafo único. Quando os serviços forem prestados por empresas diversas da CELESC e CASAN, abrangendo municípios com mais de uma Zona Eleitoral, a atestação poderá ser realizada por qualquer dos Chefes de Cartório.

Art. 39. A atestação de serviços de coleta de lixo, quando não houver designação formal, será realizada, no âmbito da Sede do Tribunal, pelo titular da Seção de Apoio Administrativo da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, ou seu substituto, e, no âmbito dos Cartórios Eleitorais, pelos respectivos Chefes de Cartório.

Parágrafo único. Quando os serviços forem prestados em municípios com mais de uma Zona Eleitoral, a atestação poderá ser realizada por qualquer dos Chefes de Cartório.

Art. 40. A atestação de serviços postais será realizada pelo titular da Seção de Apoio Administrativo da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, ou seu substituto.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 41. Nas contratações em que haja obrigação a ser cumprida pela parte contratada, além da vigência do contrato, como garantia, suporte, entre outras, a Unidade Demandante deverá manter registros e controles adequados, de modo a verificar o seu adimplemento e, caso contrário, informar a Seção de Gerenciamento de Contratos para a adoção das providências cabíveis.

Art. 42. Os documentos gerados a partir da fiscalização da execução das contratações deverão ser mantidos sob a guarda da Unidade Demandante pelo período equivalente ao do respectivo processo de pagamento e, no caso de objetos de execução continuada, do último processo de pagamento relativo à contratação.

Parágrafo único. Os prazos de guarda dos processos de pagamento referidos no caput são aqueles estabelecidos no Anexo II (Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos) da Portaria P n. 120, de 20.04.2017.

Art. 43. Compete à SAO a definição das listas de verificação, complementares àquelas de que tratam o Projeto Básico/Termo de Referência da contratação, bem como dos modelos de documentos a serem utilizados pela Gestão de Contratos, e decorrente publicação na Intranet do TRESC.

Art. 44. A Secretaria de Administração e Orçamento manterá atualizados na intranet do TRESC os fluxogramas do processo formal de trabalho da gestão de contratos publicados.

Art. 45. As disposições desta Portaria serão aplicadas sem prejuízo da observância das normas específicas referentes à matéria.

Art. 46. Os procedimentos estabelecidos nesta Portaria devem ser observados na gestão de todas as contratações promovidas pelo TRESC, sejam simples ou complexas.

Art. 47. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC), com efeitos, quanto aos procedimentos de pagamento, aos processamentos das despesas referentes ao exercício de 2020.

Art. 48. Revoga-se a Portaria P n. 235, de 19.12.2018.

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 28 de maio de 2020.

Desembargador Jaime Ramos, Presidente

Este texto não substitui o publicado no BITRESC de 2.6.2020.