PORTARIA P N. 73, DE 9 DE ABRIL DE 2012.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno deste Tribunal (Resolução TRESC n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando a responsabilidade funcional e patrimonial da autoridade judiciária e a corresponsabilidade do chefe de cartório sobre os bens e documentos da Justiça Eleitoral de Santa Catarina ou a ela vinculados na sua jurisdição,

– considerando a necessidade de regulamentar a matéria no âmbito desta circunscrição,

– considerando os estudos realizados nos autos do Procedimento Administrativo SAO n. 010/2009,

R E S O L V E :

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Portaria dispõe a respeito da transferência de responsabilidade sobre bens patrimoniais e outros documentos e materiais entre os servidores ocupantes da função de chefe de cartório.

Art. 2º O chefe de cartório, previamente ao seu afastamento definitivo, deverá:

I - comunicar ao Tribunal, por intermédio da Secretaria de Gestão de Pessoas, a data provável em que se dará o seu afastamento da chefia do cartório eleitoral;

II - apresentar, ao Juiz Eleitoral, relatório acompanhado:

a) do arrolamento de documentos, materiais e processos, observados os arts. 5º e 6º;

b) dos termos de responsabilidade dos bens permanentes, urnas eletrônicas e cartões de memória, observado o procedimento previsto no art. 7º;

c) da descrição das demais pendências que entender necessárias, em especial as relativas ao cadastro eleitoral.

§ 1º Ao receber a comunicação de afastamento, a Secretaria de Gestão de Pessoas, também por e-mail, informará o fato às unidades que atuam no controle patrimonial e à Corregedoria Regional Eleitoral, bem como reiterará ao servidor a necessidade de observância do disposto no inciso II deste artigo.

§ 2º O relatório indicado no inciso II, após rubricado pelo Juiz Eleitoral, deverá ficar arquivado no Cartório Eleitoral.

Art. 3º No caso de pedido de dispensa da função comissionada de chefe de cartório, o arrolamento dos documentos, materiais e processos e a conferência dos bens permanentes, urnas eletrônicas e cartões de memórias deverão ser efetuadas antes da sua formalização.

Parágrafo único. O pedido de dispensa será apresentado juntamente com o relatório previsto no inciso II do art. 2º.

Art. 4º No caso de a dispensa da função comissionada de chefe de cartório decorrer do juízo da autoridade competente, o arrolamento dos documentos, materiais e processos e a conferência dos bens permanentes, urnas eletrônicas e cartões de memórias deverão ser promovidos pelo servidor até, no mínimo, cinco dias antes do efetivo afastamento.

Parágrafo único. Poderão ser dispensadas a comunicação prévia e a apresentação do relatório ao Juiz Eleitoral, previstas nos incisos I e II do art. 2º, se as condições e circunstâncias da transição não permitirem o cumprimento do prazo estabelecido no caput, mantendo-se a obrigação com relação à conferência dos bens permanentes e à subscrição dos respectivos termos de responsabilidade.

CAPÍTULO II

DO ARROLAMENTO DE DOCUMENTOS, MATERIAIS E PROCESSOS

Art. 5º O arrolamento de documentos e materiais será feito por meio de formulário eletrônico.

Parágrafo único. Para efeito desta norma, considera-se documentos e materiais a serem arrolados aqueles indicados no respectivo formulário.

Art. 6º O arrolamento de processos será feito com base no relatório extraído no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP.

CAPÍTULO III

DOS BENS PERMANENTES

Art. 7º Para fins de transferência de responsabilidade dos bens permanentes, incluídos os cartões de memória e as urnas eletrônicas, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - o chefe de cartório afastado deverá promover a conferência dos bens permanentes, a partir dos termos de responsabilidade disponíveis na intranet;

II - realizada a conferência, os termos serão assinados pelo chefe de cartório e por outro servidor, preferencialmente integrante do quadro de pessoal, lotado na zona eleitoral;

§ 1º O novo servidor designado, ao assumir a chefia de cartório, deverá imprimir o termo de responsabilidade patrimonial, disponível na intranet, promover a conferência e encaminhar, devidamente assinado, à Coordenadoria de Material e Patrimônio - CMP.

§ 2º Constatada omissão ou incorreção, o novo chefe de cartório deverá comunicar à CMP, para as providências necessárias.

§ 3º O Juiz Eleitoral, se entender conveniente, poderá determinar medidas para esclarecimento ou nova conferência dos itens relacionados.

§ 4º Detectadas incorreções ou divergências pela CMP e sendo necessários novos esclarecimentos, os termos serão restituídos ao juízo eleitoral respectivo para que se manifeste em cinco dias.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 8º Poderá ser adotada, a critério do Juiz Eleitoral, a responsabilidade conjunta entre o chefe de cartório e outro servidor efetivo sobre os bens patrimoniais, se as peculiaridades da situação recomendarem.

Art. 9º Enquanto não designado o chefe de cartório, a responsabilidade pelos bens será do Juiz Eleitoral.

Art. 10. A inobservância das disposições desta Portaria pelos envolvidos na transmissão da titularidade da chefia de cartório eleitoral, ensejará responsabilização funcional e o ressarcimento ao erário, se for o caso, após a apuração dos fatos em procedimento próprio.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, sem prejuízo de sua publicação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina e no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina.

Art. 12. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência deste Tribunal.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 9 de abril de 2012.

Desembargador Solon d'Eça Neves, Presidente