ORDEM DE SERVIÇO DG N. 1, DE 1º DE FEVEREIRO DE 2013.

O Diretor-Geral substituto da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 30, inciso VIII, do Regulamento Interno da Estrutura Orgânica deste Tribunal (Resolução TRESC n. 7.545, de 17.9.2007),

– considerando o disposto no art. 6º da Resolução TRESC n. 7.864/2012, de 1º.8.2012, que institui a assinatura digital em documentos da Justiça Eleitoral de Santa Catarina,

R E S O L V E :

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Ordem de Serviço dispõe sobre a criação, tramitação e arquivamento dos documentos assinados digitalmente, bem como dos procedimentos técnicos de armazenamento e recuperação.

Art. 2º Para os efeitos desta ordem de serviço, aplicam-se as seguintes definições:

I – tipo documental: conjunto que representa uma determinada classe de documentos, por exemplo: Portaria da Direção-Geral, Ata de Sessão Plenária e Comunicação Interna;

II – sistema e-Docs: solução que permite consultar documentos eletrônicos por meio de pesquisa textual em seu conteúdo ou atributos;

III – sistema Assinador Digital: solução que efetua a assinatura digital em documentos no formato pdf.

Art. 3º Para assinar digitalmente um determinado tipo documental é necessário que, previamente, seja aberta uma requisição por meio da Central de Serviços de TI, a fim de que a Secretaria de Tecnologia de Informação tome as devidas providências técnicas.

§ 1º Na requisição deverão constar as seguintes informações:

I – descrição sucinta sobre tipo documental que irá adotar a assinatura digital;

II – atributos: informações para identificação e posterior recuperação dos documentos, por exemplo: ano, número, processo, protocolo;

III – tempo de guarda: tempo em anos em que os documentos deste tipo documental deverão ser arquivados;

IV – unidade responsável: unidade que gerenciará a tramitação desses documentos.

§ 2º O pedido de que trata esse artigo deverá ser aprovado pela Coordenadoria de Gestão da Informação.

CAPÍTULO II

DA CRIAÇÃO DO DOCUMENTO

Art. 4º Os documentos poderão ser criados em qualquer formato que permita conversão para o formato pdf.

Parágrafo único. Antes de serem assinados digitalmente, os documentos deverão ser convertidos para o formato pdf.

CAPÍTULO III

DA TRAMITAÇÃO DO DOCUMENTO

Art. 5º A tramitação de documentos entre unidades distintas deverá ser realizada via sistema Breve, por meio do qual também serão realizadas as assinaturas digitais.

§ 1º O fluxo de tramitação será definido e detalhado pela STI quando das providências técnicas citadas no art. 3º.

§ 2º A tramitação dos documentos deverá respeitar as regras estabelecidas na Resolução nº 7.794, de 13.7.2010, que regulamenta o fluxo de formulários eletrônicos no âmbito deste Tribunal.

Art. 6º Quando a assinatura digital não envolver tramitação de documentos entre Unidades, sua realização deverá ser efetivada pelo sistema Assinador Digital.

CAPÍTULO IV

DO ARQUIVAMENTO DO DOCUMENTO

Art. 7º Os documentos, objetos desta ordem de serviço, deverão ser arquivados no sistema e-Docs durante o prazo estabelecido pela Tabela de Temporalidade que será definida no Plano de Gestão Documental deste Tribunal.

Parágrafo único. Enquanto o Plano de Gestão Documental não estiver implantado, deverão ser observados os prazos estabelecidos na Resolução TRESC n. 7.030/1997 e na Portaria P n. 14/2000.

CAPÍTULO V

DO ARMAZENAMENTO E RECUPERAÇÃO DO DOCUMENTO

Art. 8º O armazenamento dos documentos será realizado no banco de dados corporativo deste Regional e seguirá as diretrizes de segurança e disponibilidade estabelecidas pela Secretaria de Tecnologia da Informação.

Art. 9º A recuperação dos documentos se dará por meio do sistema e-Docs, podendo ser realizada a partir da busca textual no conteúdo ou atributos.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. Os casos omissos ou excepcionais serão apreciados pela Secretaria de Tecnologia da Informação com anuência da Direção-Geral.

Art. 11. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina.

Publique-se e cumpra-se.

Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 1º de fevereiro de 2013.

Eduardo Cardoso, Diretor-Geral substituto