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Tribunal Regional Eleitoral - SC

Presidência

Direção Geral

Secretaria Judiciária

PORTARIA P N. 235, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2018.

Dispõe sobre o processo formal de trabalho para a Gestão de Contratos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 22, inciso XXIV do Regimento Interno da Corte (Resolução TRESC n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando as boas práticas de governança e gestão das aquisições e as orientações contidas na Resolução n. 182, de 17.10.2013, do Conselho Nacional de Justiça e no Acórdão TCU n. 2.622/2015 – Plenário;

– considerando a recomendação contida no Acórdão TCU n. 2.349/2016 – Plenário; e

– considerando os estudos promovidos nos autos do Procedimento Administrativo Eletrônico SAO n. 22.607/2016,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o processo formal de trabalho para a Gestão de Contratos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC).

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – Contrato: todo e qualquer ajuste firmado entre o TRESC e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada;

II – Gestão de Contrato: conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, de modo a assegurar o cumprimento de seu objeto;

III – Equipe de Gestão da Contratação: equipe composta pelo Gestor do Contrato, responsável por gerir a execução contratual e, sempre que necessário, pelos Fiscais Demandante, Técnico e Administrativo, responsáveis por fiscalizar a execução contratual, consoante as atribuições regulamentares:

a) Fiscal Demandante do Contrato: servidor representante da Área Demandante da solução, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos funcionais da solução;

b) Fiscal Técnico do Contrato: servidor representante da Área Técnica, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos técnicos da solução; e

c) Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos da execução, especialmente os referentes ao recebimento, pagamento, sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais.

IV – Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais, técnicas ou operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, designado por autoridade competente do órgão;

V – Plano de Fiscalização: conjunto de diretrizes estabelecidas no Projeto Básico/Termo de Referência que contemplam o modelo de execução e de gestão do contrato, especificando a forma como será executado e gerido desde o início até seu encerramento, nos termos do art. 21, inciso III, da Portaria P n. 94, de 29.03.2017.

CAPÍTULO I

DAS FASES DA GESTÃO DE CONTRATOS

Art. 3º Os procedimentos referentes à Gestão de Contratos compõem, no que couber ao objeto contratado, as seguintes fases:

a) iniciação;

b) fiscalização;

c) ajustes (tratamento de incidentes); e

d) encerramento e, se for o caso, transição contratual.

§ 1º A fase de iniciação do contrato abrange os procedimentos relativos à lavratura do instrumento, à cientificação das partes envolvidas e, se o objeto assim o requerer, à reunião inicial com a parte contratada.

§ 2º A fase de fiscalização compreende os procedimentos necessários ao acompanhamento da execução contratual, por meio do Plano de Fiscalização, de registros, controles e listas de verificação, de modo a verificar e, na medida do possível, assegurar o cumprimento do objeto contratado.

§ 3º A fase de ajustes contratuais abrange os procedimentos necessários ao tratamento de incidentes verificados no curso da execução do contrato, tais como atrasos, inadimplementos, prorrogações, acréscimos, supressões, assim como quaisquer pleitos da parte contratada relativos ao objeto, prazo e preço.

§ 4º A fase de encerramento do contrato abrange os procedimentos relativos ao recebimento do objeto e respectiva atestação, bem como o pagamento à parte contratada.

§ 5º Na hipótese de contratação de serviços de natureza continuada, os procedimentos relativos à fase de encerramento contratual abrangem, ainda, aqueles destinados a assegurar a continuidade da prestação dos serviços.

Art. 4º Para os fins desta Portaria, as contratações efetuadas pelo TRESC são classificadas como referentes a objetos de execução com entrega imediata e integral e objetos de execução continuada.

Art. 5º As contratações de objetos de execução com entrega imediata e integral abrangem aquelas formalizadas por meio de nota de empenho e de contrato.

Art. 6º As contratações de objetos de execução continuada abrangem os contratos de fornecimento e prestação de serviços sob demanda, de prestação de serviços continuados, com ou sem mão de obra residente, incluídos, nesta última categoria, os contratos de locação de bens móveis e imóveis.

CAPÍTULO II

DA EQUIPE DE GESTÃO DA CONTRATAÇÃO

Art. 7º O Ordenador de Despesas, por meio de despacho nos autos do procedimento administrativo onde foi processada a contratação, designará o Gestor do Contrato como integrante da Equipe de Gestão da Contratação e, sempre que necessário, o Fiscal Demandante, o Fiscal Técnico e/ou o Fiscal Administrativo do Contrato.

§ 1º Além das atividades relacionadas aos procedimentos das fases de iniciação e de fiscalização contratual, competirá ao Gestor do Contrato, auxiliado, quando for o caso, pelos demais fiscais designados, as atividades de recebimento do objeto e respectiva atestação, relacionadas à fase de encerramento contratual.

§ 2º Nas contratações cujos objetos sejam fornecidos ou prestados aos Cartórios Eleitorais, competirá à Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, por meio da Seção de Suporte Administrativo às Zonas Eleitorais, a execução das atividades de formalização dos procedimentos administrativos relativos à fase de encerramento contratual, cabendo aos servidores titulares de Chefia de Cartório, atuando como Gestores dos Contratos, realizar as atividades de recebimento do objeto e respectiva atestação.

Art. 8º São atribuições da Equipe de Gestão da Contratação:

I – observar o fiel cumprimento pela parte contratada dos termos contratuais;

II – registrar todas as ocorrências relacionadas ao contrato;

III – informar à parte contratada acerca de vício referente à execução do contrato que venha a identificar ou ter conhecimento, objetivando o seu saneamento antes de eventual formalização do incidente;

IV – verificar o cumprimento de todos os prazos previstos no contrato ou na nota de empenho; e

V – comunicar à Seção de Gerenciamento de Contratos da Coordenadoria de Contratações e Materiais a ocorrência de fatos que possam configurar inexecução contratual ou ensejar a aplicação de qualquer penalidade à parte contratada.

Art. 9º Sem prejuízo das atribuições conferidas à Equipe de Gestão da Contratação, compete à Seção de Gerenciamento de Contratações da Coordenadoria de Contratações e Materiais:

I – providenciar a lavratura dos contratos, convênios, atas de registros de preços e outros instrumentos similares;

II – elaborar minutas de termos aditivos e apostilas, providenciando a sua lavratura;

III – controlar a vigência dos contratos e demais ajustes, indicando a possibilidade de sua prorrogação ou a necessidade de abertura de novo certame;

IV – providenciar o envio das notas de empenho, contratos, convênios, termos aditivos, apostilas e outros ajustes aos contratados, controlando os respectivos prazos de execução e anotando no cadastro de fornecedores eventuais penalidades aplicadas;

V – na hipótese de atraso na execução ou inadimplemento, autuar procedimento específico para apuração da ocorrência;

VI – gerenciar os reajustes e as garantias contratuais;

VII – instruir os procedimentos de alteração contratual com os elementos necessários à decisão da autoridade competente;

VIII – providenciar as publicações de matérias relativas à área de competência da Seção, efetuando o respectivo controle; e

IX – cientificar os servidores componentes da Equipe de Gestão da Contratação do início do respectivo encargo referente a cada contrato.

CAPÍTULO III

DA FORMALIZAÇÃO E DA TRAMITAÇÃO

Seção I

Contratações de objetos com entrega imediata e integral

Art. 10. Finalizado o processo de contratação de objeto de execução com entrega imediata e integral, seja ela fornecimento ou prestação de serviços, do qual derivou nota de empenho substitutiva de contrato, a Seção de Gerenciamento de Contratações adotará os seguintes procedimentos:

I – encaminhamento da nota de empenho à parte contratada;

II – publicação da nota de empenho no site do TRESC;

III – cientificação da unidade demandante, da Equipe de Gestão da Contratação e demais partes interessadas;

IV – anotação do termo final para entrega do objeto;

V – registro dos dados da contratação em bancos de dados próprios; e

VI – registro das providências adotadas no PAE que originou a contratação.

Art. 11. Recebida a cientificação do encaminhamento da nota de empenho, a Equipe de Gestão da Contratação deverá tomar conhecimento dos documentos que deram origem à contratação, especificamente do Projeto Básico/Termo de Referência e seus anexos, bem como do Plano de Fiscalização, e, se o objeto assim o requerer, finalizar a fase de iniciação do contrato com a realização de reunião inicial com representante da parte contratada.

§ 1º A reunião inicial, devidamente registrada em ata, tem como propósito o esclarecimento de procedimentos relacionados à execução contratual, como a forma de execução e os controles existentes, modo de recebimento e pagamento do objeto, situações que implicam atraso no pagamento, dentre outros, bem como o saneamento de dúvidas porventura existentes.

§ 2º Para a reunião, poderão ser convidadas outras partes interessadas ou que tenham participado da elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência.

§ 3º Na reunião deve ser definida, também, a forma de comunicação a ser utilizada entre a Equipe de Gestão da Contratação e a parte contratada, preferencialmente por escrito e com confirmação de recebimento, bem como ser indicado o representante responsável pelo contato com este TRESC.

§ 4º Se o objeto assim o requerer, a Equipe de Gestão da Contratação efetuará a autorização para o início da execução do ajuste, a partir da qual começarão a correr os prazos estabelecidos.

Art. 12. Na fase de fiscalização contratual, a Equipe de Gestão da Contratação, seguindo o Plano de Fiscalização, fará uso das listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a execução do ajuste, as quais deverão ser armazenadas pelo Gestor do Contrato, juntamente com a ata da reunião inicial, se for o caso, e os demais registros e controles efetuados relativos à contratação.

Art. 13. Recebido o objeto contratado, a Equipe de Gestão da Contratação, por intermédio do Gestor do Contrato:

I - formalizará o procedimento administrativo eletrônico (PAE) para a efetivação do pagamento, a partir do documento fiscal encaminhado pela parte contratada;

II – efetuará o referenciamento do PAE que deu origem à contratação;

III – atestará o recebimento provisório e definitivo do objeto nos autos, informando os dados pertinentes, especialmente as datas em que ocorreram, bem como o cumprimento do Plano de Fiscalização, e, se for o caso, providenciará a emissão e juntada da respectiva Nota Técnica;

IV – em se tratando de fornecimento de objeto, encaminhará o PAE à Seção de Almoxarifado e Patrimônio da Coordenadoria de Contratações e Materiais para realização dos registros de entrada do objeto nos sistemas de Almoxarifado ou Patrimônio, a qual, por sua vez, o encaminhará à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias a serem efetuadas;

V – em se tratando de prestação de serviços, encaminhará o PAE à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias a serem efetuadas.

§ 1º Com vistas à instrução do procedimento, a Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade poderá determinar a realização de diligências pelo Gestor do Contrato perante a parte contratada.

§ 2º Devidamente instruído, o PAE deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para autorização do pagamento, que será realizado pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

§ 3º Findos os procedimentos relativos ao pagamento, o PAE será encaminhado à Secretaria de Controle Interno e Auditoria para realização de procedimento de conformidade contábil, retornando à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para arquivamento.

Art. 14. Havendo falhas no objeto recebido provisoriamente, a Equipe de Gestão da Contratação as informará à Seção de Gerenciamento de Contratos que, por sua vez, concederá o prazo estabelecido no Projeto Básico/Termo de Referência para que a parte contratada providencie sua regularização.

§ 1º Após a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Equipe de Gestão da Contratação efetuará o recebimento definitivo e observará os procedimentos estabelecidos no art. 13.

§ 2º Não tendo sido providenciada a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Equipe de Gestão da Contratação informará a Seção de Gerenciamento de Contratos, que autuará PAE de ocorrência de incidente contratual, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do ajuste pelo Ordenador de Despesas.

Art. 15. Transcorrido o prazo para a entrega do objeto sem que esta tenha sido efetuada, a Seção de Gerenciamento de Contratos autuará PAE de ocorrência de incidente contratual, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência.

Art. 16. Nas contratações de objetos com entrega imediata e integral que exijam a celebração de contrato, emitida a nota de empenho pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade, a Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos da Direção-Geral para aprovação.

§ 1º O procedimento previsto no caput não se aplica às contratações de objetos com entrega imediata derivadas de licitações, cuja minuta de contrato integra o respectivo edital licitatório.

§ 2º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados pela Seção de Gerenciamento de Contratos os seguintes procedimentos:

I – encaminhamento do instrumento contratual assinado à parte contratada;

II – publicação do contrato na imprensa oficial e no sítio do TRESC;

III – cientificação da unidade demandante, da Equipe de Gestão da Contratação e das demais partes interessadas;

IV – anotação do termo final para entrega do objeto;

V – registro dos dados da contratação em bancos de dados próprios; e

VI – registro das providências adotadas no PAE que originou a contratação.

Art. 17. Recebida a cientificação da assinatura do contrato, a Equipe de Gestão da Contratação deverá tomar conhecimento dos seus termos, bem como do Projeto Básico/Termo de Referência e seus anexos, e, se o objeto assim o requerer, finalizar a fase de iniciação do contrato por meio de reunião inicial com representante da parte contratada, observando, neste caso, o disposto no art. 11.

Art. 18. Nas contratações de objetos de execução com entrega imediata e integral que exijam a celebração de contrato, a Equipe de Gestão da Contratação e o Gestor de Contrato deverão observar os procedimentos das fases de fiscalização, ajustes e encerramento contratuais previstos nos arts. 12 a 15.

Seção II

Contratações de objetos de execução continuada

Subseção I

Contratos de fornecimento e de prestação de serviços sob demanda

Art. 19. As contratações de objetos de execução continuada que importem em fornecimento e em prestação de serviços sob demanda exigem a formalização de instrumento contratual, podendo advir de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 1º A Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos para aprovação.

§ 2º O procedimento previsto no § 1º não se aplica nas contratações derivadas de licitações, cuja minuta de contrato já integra o respectivo edital licitatório.

§ 3º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados pela Seção de Gerenciamento de Contratos os procedimentos descritos no § 2º do art. 16.

§ 4º Para os fins desta Portaria, as atas de registro de preços são consideradas fornecimento sob demanda, mesmo que delas tenha derivado apenas nota de empenho substitutiva de contrato.

Art. 20. Recebida a cientificação da assinatura do contrato, a Equipe de Gestão da Contratação deverá tomar conhecimento dos seus termos, bem como do respectivo Projeto Básico/Termo de Referência e seus anexos, e do Plano de Fiscalização.

Art. 21. A fase de iniciação contratual observará, no que couber, os procedimentos descritos no art. 11, inclusive no que se refere à reunião inicial de alinhamento com a parte contratada.

Art. 22. Nas contratações que importem em fornecimento e em prestação de serviços sob demanda, a Secretaria de Administração e Orçamento verificará a necessidade de a Equipe de Gestão da Contratação, por intermédio do Gestor da Contratação, solicitar autorização para o atendimento da demanda.

§ 1º Sendo autorizada, a Equipe de Gestão da Contratação acionará a parte contratada, encaminhando a ordem de fornecimento ou de serviço, conforme o caso, e controlando os prazos de execução.

§ 2º Nas atas de registro de preços, previamente ao acionamento da parte contratada, deverá ser emitida a respectiva nota de empenho e, se for o caso, firmado o contrato, sendo contados os prazos para a execução do ajuste a partir do recebimento de tais instrumentos pela contratada, cabendo à Seção de Gerenciamento de Contratos o respectivo controle.

Art. 23. Os procedimentos da fase de fiscalização contratual serão realizados a cada demanda, cabendo à Equipe de Gestão da Contratação seguir o Plano de Fiscalização e utilizar as listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a execução de cada requisição, realizando os registros e controles pertinentes a todo o contrato.

Art. 24. Havendo falhas no objeto recebido provisoriamente, a Equipe de Gestão da Contratação as informará à Seção de Gerenciamento de Contratos que concederá o prazo estabelecido no Projeto Básico/Termo de Referência para que a parte contratada providencie sua regularização.

§ 1º Após a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Equipe de Gestão da Contratação efetuará o recebimento definitivo e observará os procedimentos estabelecidos no art. 13.

§ 2º Não tendo sido providenciada a regularização do objeto no prazo estabelecido, a Equipe de Gestão da Contratação informará a Seção de Gerenciamento de Contratos, que autuará PAE de ocorrência de incidente contratual, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do ajuste pelo Ordenador de Despesas.

Art. 25. Transcorrido o prazo para a entrega do objeto sem que esta tenha sido efetuada, a Seção de Gerenciamento de Contratos autuará PAE de ocorrência de incidente contratual, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência.

Art. 26. Os procedimentos referentes à fase de encerramento contratual serão realizados a cada demanda processada, ensejando a autuação de PAEs próprios para atestação e pagamento, devidamente referenciados no PAE que deu origem à contratação, devendo ser observado o disposto no art. 13.

Subseção II

Contratos de prestação de serviços continuados, sem mão de obra residente

Art. 27. As contratações de objetos de execução continuada que importem em prestação de serviços continuados, sem mão de obra residente, incluídas as locações de bens móveis e imóveis, exigem a formalização de instrumento contratual, podendo advir de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 1º A Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos para aprovação.

§ 2º O procedimento previsto no § 1º não se aplica às contratações derivadas de licitações, cuja minuta de contrato já integra o respectivo edital licitatório.

§ 3º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados pela Seção de Gerenciamento de Contratos os procedimentos descritos no § 2º do art. 16.

Art. 28. A fase de iniciação contratual observará, no que couber, os procedimentos descritos no art. 11, sendo recomendada a reunião inicial de alinhamento com a parte contratada.

§ 1º A Equipe de Gestão da Contratação, se o objeto assim o requerer, efetuará a autorização para o início da execução do ajuste, a partir da qual começarão a correr os prazos estabelecidos.

§ 2º Nas locações de bens imóveis, a Equipe de Gestão da Contratação deverá realizar vistorias inicial e final, das quais deverão ser elaborados termos circunstanciados que integrarão a documentação referente ao Plano de Fiscalização pertinente à contratação.

Art. 29. Os procedimentos da fase de fiscalização contratual serão realizados mensalmente, cabendo à Equipe de Gestão da Contratação seguir o Plano de Fiscalização e utilizar as listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a prestação dos serviços, realizando os registros e controles pertinentes a todo o contrato.

Art. 30. Recebido mensalmente o objeto contratado, a Equipe de Gestão da Contratação, por intermédio do Gestor do Contrato:

I - formalizará o PAE para a efetivação do pagamento mensal, a partir do documento encaminhado pela parte contratada;

II – efetuará o referenciamento do PAE que deu origem à contratação;

III – atestará o recebimento provisório e definitivo do objeto nos autos, informando os dados pertinentes e o cumprimento do Plano de Fiscalização, e, se for o caso, providenciará a emissão e juntada da respectiva Nota Técnica;

IV – encaminhará o PAE à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias a serem efetuadas.

§ 1º Com vistas à instrução do procedimento, a Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade poderá determinar a realização de diligências pelo Gestor do Contrato perante a parte contratada.

§ 2º Devidamente instruído, o PAE deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para autorização do pagamento, que será efetuado pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

§ 3º Findos os procedimentos relativos ao pagamento, o PAE será encaminhado à Secretaria de Controle Interno e Auditoria para realização de procedimento de conformidade contábil, retornando à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para arquivamento.

Art. 31. Havendo falhas na execução dos serviços, a Equipe de Gestão da Contratação as informará à parte contratada, objetivando sua regularização antes de eventual formalização de incidente.

§ 1º Após a regularização do objeto, a Equipe de Gestão da Contratação observará os procedimentos estabelecidos no art. 13.

§ 2º Não tendo sido providenciada a regularização do objeto, a Equipe de Gestão da Contratação deverá informar à Seção de Gerenciamento de Contratos, que autuará PAE de ocorrência de incidente contratual, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação e do PAE de pagamento mensal, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do ajuste pelo Ordenador de Despesas.

Art. 32. Nas contratações que envolvam a prestação de serviços continuados e o fornecimento de objeto sob demanda, deverão ser observados, no que couber, a cada demanda, os procedimentos previstos no art. 22.

Subseção III

Contratos de prestação de serviços continuados, com mão de obra residente

Art. 33. As contratações de objetos de execução continuada que importem em prestação de serviços continuados, com mão de obra residente, exigem a formalização de instrumento contratual, podendo advir de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 1º A Coordenadoria de Contratações e Materiais elaborará a minuta do instrumento contratual, que será submetida à análise da unidade demandante, se necessário, e à Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos para aprovação.

§ 2º O procedimento previsto no § 1º deste artigo não se aplica às contratações derivadas de licitações, pois, nesse caso, a minuta de contrato já integra o edital licitatório.

§ 3º Assinado o contrato pelo Ordenador de Despesas, serão observados pela Seção de Gerenciamento de Contratos os seguintes procedimentos:

I – encaminhamento do instrumento contratual assinado à parte contratada;

II – publicação do contrato na imprensa oficial e no site do TRESC;

III – cientificação da unidade demandante, da Equipe de Gestão da Contratação e demais partes interessadas;

IV – registro dos dados da contratação em banco de dados da unidade; e

V – registro das providências adotadas no PAE que originou a contratação.

Art. 34. Recebida a cientificação da assinatura do contrato, a Equipe de Gestão da Contratação deverá tomar conhecimento dos seus termos, bem como do Projeto Básico/Termo de Referência e seus anexos, e do Plano de Fiscalização, e finalizar a fase de iniciação contratual por meio de reunião inicial com representante da parte contratada.

§ 1º A reunião inicial, devidamente registrada em ata, tem como propósito o esclarecimento de procedimentos relacionados à execução contratual, como a forma de execução e os controles existentes, pagamento da fatura mensal, situações que implicam atraso no pagamento, dentre outros, bem como o saneamento de dúvidas porventura existentes.

§ 2º Serão tratadas, ainda, as providências a serem adotadas pela contratada necessárias à execução dos serviços, tais como apresentação da relação dos profissionais que prestarão os serviços, entrega de uniformes, materiais, etc.

§ 3º Para a reunião, poderão ser convidadas outras partes interessadas ou que tenham participado da elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência.

§ 4º Na reunião deve ser definida, também, a forma de comunicação a ser utilizada entre a Equipe de Gestão da Contratação e a parte contratada, preferencialmente por escrito e com confirmação de recebimento, bem como ser indicado o representante responsável pelo contato com este TRESC.

§ 5º Quando couber, a Equipe de Gestão da Contratação efetuará a autorização para o início da execução do ajuste, a partir da qual começarão a correr os prazos estabelecidos.

§ 6º Nos contratos de prestação de serviços continuados que são celebrados com vistas ao atendimento das demandas dos Cartórios Eleitorais, os procedimentos referentes à reunião inicial de alinhamento com a parte contratada serão adotados pela Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, por meio da Seção de Suporte Administrativo às Zonas Eleitorais, sendo repassadas a todos os Chefes de Cartório, na condição de Gestores dos Contratos, as informações pertinentes e necessárias ao início da execução do ajuste.

Art. 35. Na fase de fiscalização contratual, a Equipe de Gestão da Contratação, seguindo o Plano de Fiscalização, fará uso das listas de verificação constantes do Projeto Básico/Termo de Referência para acompanhar a execução do ajuste, as quais deverão ser armazenadas pelo Gestor do Contrato, juntamente com a ata da reunião inicial, se for o caso, e os demais registros e controles efetuados relativos à contratação.

§ 1º A fase de fiscalização em contratos de prestação de serviços continuados, com mão de obra residente, importa na verificação do cumprimento pela parte contratada de obrigações de ordem técnica e funcional, administrativa e, se for o caso, de qualidade dos serviços prestados.

§ 2º O cumprimento de obrigações de ordem técnica e funcional, compreendidas aquelas relativas à rotina, ao modo de execução do serviço e a eventuais etapas e cronogramas, será verificado ao longo de cada mês de vigência do contrato.

§ 3º A verificação do cumprimento das obrigações de ordem administrativa, compreendidas aquelas inerentes à relação entre a parte contratada e seus empregados executores dos serviços contratados, no que se refere a encargos sociais, trabalhistas e fiscais, será efetuada mensalmente, a cada fatura apresentada.

§ 4º A medição da qualidade dos serviços prestados deverá seguir os parâmetros definidos no contrato e no respectivo acordo de nível de serviço e partir das verificações efetuadas pela própria Equipe de Gestão da Contratação e dos relatos do público usuário.

Art. 36. Recebida a fatura mensal de prestação dos serviços, bem como os documentos necessários à conferência do cumprimento das obrigações de ordem administrativa pela contratada, a Equipe de Gestão da Contratação, por intermédio do Gestor do Contrato:

I - formalizará o PAE para a efetivação do pagamento, a partir do documento fiscal e documentos comprobatórios encaminhados pela parte contratada;

II – efetuará o referenciamento do PAE que deu origem à contratação;

III – atestará o recebimento provisório e definitivo do objeto nos autos, informando os dados pertinentes, especialmente as datas em que ocorreram, bem como o cumprimento do Plano de Fiscalização, e, se for o caso, providenciará a emissão e juntada da respectiva Nota Técnica;

IV – encaminhará o PAE à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para a instrução do procedimento quanto à regularidade fiscal da parte contratada e eventuais retenções tributárias e trabalhistas a serem efetuadas.

§ 1º Nos contratos de prestação de serviços continuados que são celebrados com vistas ao atendimento das demandas dos Cartórios Eleitorais, a verificação do cumprimento das obrigações de ordem administrativa será efetuada pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade, por meio da Seção de Contabilidade.

§ 2º Com vistas à instrução do procedimento, a Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade poderá determinar a realização de diligências pelo Gestor do Contrato perante a parte contratada.

§ 3º Devidamente instruído, o PAE deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para autorização do pagamento, que será realizado pela Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

§ 4º Findos os procedimentos relativos ao pagamento, o PAE será encaminhado à Secretaria de Controle Interno e Auditoria para realização de procedimento de conformidade contábil, retornando à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para arquivamento.

Art. 37. Havendo a interrupção ou o subdimensionamento da prestação dos serviços em razão da falta de profissional, o Gestor do Contrato contatará a parte contratada, no próprio dia da ocorrência, a fim de providenciar a reposição do profissional ausente.

§ 1º Não tendo sido providenciada a reposição do profissional, o Gestor do Contrato informará a Seção de Gerenciamento de Contratos, que autuará PAE de ocorrência de incidente contratual, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual aplicação de penalidade e/ou rescisão do ajuste pelo Ordenador de Despesas.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, o documento fiscal a ser apresentado para pagamento deverá prever a prestação de serviços em quantidade inferior à contratada.

Art. 38. Até o sétimo dia do mês seguinte ao da prestação dos serviços, o Gestor do Contrato elaborará Relatório do Acordo de Nível de Serviços, o qual conterá a relação das falhas ocorridas na prestação dos serviços e o respectivo fator percentual de recebimento e remuneração.

§ 1º Na hipótese de os serviços não alcançarem o Fator de Aceitação Total (100% de avaliação dos serviços), o Gestor do Contrato formalizará PAE de ocorrência de incidente contratual a partir do Relatório do Acordo de Nível de Serviços elaborado, efetuando o referenciamento do PAE que deu origem à contratação, e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual glosa do valor da fatura subsequente, a partir de decisão do Ordenador de Despesas.

§ 2º No caso dos Cartórios Eleitorais, não sendo alcançado o Fator de Aceitação Total, os respectivos Gestores dos Contratos encaminharão o Relatório do Acordo de Nível de Serviços à Seção de Suporte Administrativo às Zonas Eleitorais para a formalização do PAE de ocorrência de incidente contratual, a qual efetuará o referenciamento do PAE que deu origem à contratação e o encaminhará ao Gabinete da Secretaria de Administração e Orçamento para o processamento da ocorrência e eventual glosa do valor da fatura subsequente, a partir de decisão do Ordenador de Despesas.

§ 3º A parte contratada, nos termos do § 1º do art. 31 da Resolução TSE n. 23.234/2010, poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que somente será aceita caso comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis ou previsíveis, mas de consequências incalculáveis.

Art. 39. Ao término da vigência do contrato ou em caso de rescisão contratual, juntamente com a última fatura mensal referente à prestação dos serviços, além dos documentos necessários à conferência do cumprimento das obrigações trabalhistas, deverão ser objeto de avaliação os documentos referentes à comprovação das rescisões dos contratos de trabalho firmados com os profissionais alocados na execução do ajuste, ou, se for o caso, comprovação de que foram realocados em outra atividade, sem a interrupção do contrato de trabalho.

Parágrafo único. Somente após as comprovações de que trata o caput deste artigo será considerada completa a execução do contrato.

CAPÍTULO IV

DAS CONTRATAÇÕES ESPECÍFICAS

Art. 40. A atestação de serviços de publicidade oficial na Imprensa Nacional será realizada, conforme a matéria, pelo titular da unidade responsável pela publicação, ou seu substituto.

Parágrafo único. Quando os serviços de mais de uma unidade forem faturados em um mesmo documento fiscal, a atestação poderá ser efetuada pelo titular de qualquer uma delas, que verificará, junto aos demais responsáveis, a correta prestação dos serviços.

Art. 41. A atestação de serviços de energia elétrica e de fornecimento de água e tratamento de esgoto será realizada, no âmbito da Sede do TRESC, pelo titular da Seção de Manutenção Predial da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, ou seu substituto, e, no âmbito dos Cartórios Eleitorais, pelo titular da Seção de Suporte Administrativo às Zonas Eleitorais, ou seu substituto, relativamente às faturas centralizadas da CELESC e CASAN, e, nos munícipios em que forem outras concessionárias de energia elétrica e água, pelos respectivos Chefes de Cartório.

Parágrafo único. Quando os serviços forem prestados por empresas diversas da CELESC e CASAN, abrangendo municípios com mais de uma Zona Eleitoral, a atestação poderá ser realizada por qualquer dos Chefes de Cartório.

Art. 42. A atestação de serviços de coleta de lixo, quando não houver designação formal, será realizada, no âmbito da Sede do Tribunal, pelo titular da Seção de Apoio Administrativo da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, ou seu substituto, e, no âmbito dos Cartórios Eleitorais, pelos respectivos Chefes de Cartório.

Parágrafo único. Quando os serviços forem prestados em municípios com mais de uma Zona Eleitoral, a atestação poderá ser realizada por qualquer dos Chefes de Cartório.

Art. 43. A atestação de serviços postais será realizada pelo titular da Seção de Apoio Administrativo da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços, ou seu substituto.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 44. Nas contratações em que haja obrigação a ser cumprida pela parte contratada, além da vigência do contrato, como garantia, suporte, entre outras, a Unidade Demandante deverá manter registros e controles adequados, de modo a verificar o seu adimplemento e, caso contrário, informar a Seção de Gerenciamento de Contratos para a adoção das providências cabíveis.

Art. 45. Os documentos gerados a partir da fiscalização da execução das contratações deverão ser mantidos sob a guarda da Unidade Demandante pelo período equivalente ao do respectivo processo de pagamento e, no caso de objetos de execução continuada, do último processo de pagamento relativo à contratação.

Parágrafo único. Os prazos de guarda dos processos de pagamento referidos no caput são aqueles estabelecidos no Anexo II (Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos) da Portaria P n. 120, de 20.04.2017.

Art. 46. Os fluxogramas do processo formal de trabalho da gestão de contratos deverão ser disponibilizados pela Secretaria de Administração e Orçamento na página da Intranet do TRESC, até 1º de abril de 2019.

Art. 47. As disposições desta Portaria serão aplicadas sem prejuízo da observância das normas específicas referentes à matéria.

Art. 48. Os procedimentos estabelecidos nesta Portaria devem ser observados na gestão de todas as contratações promovidas pelo TRESC, sejam simples ou complexas.

Art. 49. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, sem prejuízo de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC), produzindo efeitos a partir de 1º de abril de 2019.

Art. 50. Revoga-se a Portaria DG n. 517, de 23.10.2012.

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 19 de dezembro de 2018.

Desembargador Ricardo Roesler, Presidente

Este texto não substitui o publicado no BITRESC de 8.1.2019.