ORDEM DE SERVIÇO SJ N. 1, DE 10 DE AGOSTO DE 2004.

A Secretária Judiciária do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso de suas atribuições,

– considerando a necessidade de imprimir excelência aos trabalhos desenvolvidos pela Secretaria Judiciária;

– considerando a implantação do Núcleo de Apoio Judiciário-Administrativo (NAJA-SJ); e

– considerando a necessidade de oficializar o rito para o funcionamento do referido Núcleo, bem como definir suas atribuições,

RESOLVE:

1 DO NÚCLEO DE APOIO

1.1 O NÚCLEO DE APOIO JUDICIÁRIO-ADMINISTRATIVO (NAJA-SJ) funcionará no Gabinete da Secretaria Judiciária, hoje instalada no 8º andar do prédio do Tribunal, lado direito, e funcionará das 12h às 20h, sob a coordenação do Supervisor de Gabinete da Secretaria Judiciária.

1.2 Caberá ao NÚCLEO DE APOIO atender e prestar apoio judiciário-administrativo ao Gabinete da Secretaria Judiciária, às Seções de Assessoramento aos Juízes (SAJs), à Assistência de Revisão de Acórdãos e Resoluções (ARAR) e ao Setor de Apoio às Sessões Plenárias (SASS).

2 DAS ATRIBUIÇÕES DO NÚCLEO DE APOIO

2.1 Compete ao NÚCLEO DE APOIO:

2.1.1 prestar apoio logístico ao Gabinete, às SAJs, à ARAR e à SASS, procedendo ao levantamento patrimonial dos bens alocados no 8º andar, solicitando e distribuindo material de expediente e realizando todos os demais atos indispensáveis ao bom funcionamento dos serviços vinculados ao Gabinete;

2.1.2 gerenciar os documentos/processos de responsabilidade do Gabinete e das SAJs;

2.1.3 atender ao público em geral, especialmente aos advogados e representantes de partidos políticos;

2.1.4 elaborar, juntamente com as SAJs, e revisar a pauta de julgamentos a ser publicada no Diário de Justiça do Estado de Santa Catarina (DJSC);

2.1.5 elaborar, revisar e publicar na lnternet/lntranet, juntamente com a Coordenadoria de Registro e Informações Processuais (CRIP), a pauta de julgamentos dos processos a serem apresentados em mesa;

2.1.6 disponibilizar os arquivos em papel e em meio magnético, dos acórdãos e resoluções publicados em sessão do Tribunal, tanto judicial quanto administrativa, após a devida numeração – pela SASS – e reprodução, para as Coordenadorias da Secretaria Judiciária (Coordenadoria de Registro e Informações Processuais e Coordenadoria de Jurisprudência e Documentação) e demais setores do Tribunal.

3 APOIO LOGÍSTICO-ADMINISTRATIVO

3.1 O apoio logístico-administrativo envolve os procedimentos relacionados à administração de materiais e de equipamentos necessários à realização das atividades funcionais, entre os quais:

3.1.1 solicitação e controle de material de expediente;

3.1.2 solicitação de consertos em geral; e

3.1.3 controle patrimonial dos bens alocados no 8º andar.

3.2 O pedido de material observará as seguintes etapas:

3.2.1 o setor interessado deverá informar, preferencialmente pelo endereço naja-sj@tre-sc.gov.br, às segundas-feiras, o material de que necessita;

3.2.2 a solicitação do material ao órgão responsável será feita preferencialmente às quartas-feiras;

3.2.3 conferido o material recebido, a solicitação atendida será arquivada e far-se-á a distribuição do material aos setores respectivos.

3.3 A solicitação de consertos em geral observará o que segue:

3.3.1 constatada a necessidade de consertos em geral, será comunicado o fato ao endereço naja-sj@tre-sc.gov.br para que seja providenciada a realização do serviço;

3.3.2 finalizado o conserto, será atestada a sua realização, dando-se ciência ao setor requisitante.

3.4 O controle patrimonial importará controle e arquivamento das guias de transferência e dos termos de responsabilidade de bens, bem como a conferência destes, sempre que exigido pela administração.

3.5 Compete, ainda, ao NÚCLEO DE APOIO o controle das fichas mensais de freqüência dos servidores, encaminhando-as, na data devida, à Secretaria de Recursos Humanos.

4 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

4.1 Para efeito de cadastro no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), o NÚCLEO DE APOIO será identificado como NAJASJ.

4.1.1 O controle dos documentos e processos de responsabilidade do Gabinete e das SAJs far-se-á via SADP.

4.1.2 Todos os documentos/processos da SJ ou das SAJs deverão ser encaminhados a outras unidades exclusivamente por intermédio do NÚCLEO DE APOIO, que será também responsável pela anotação dos despachos proferidos pelos Juízes.

5 ATENDIMENTO AO PÚBLICO

5.1 O atendimento ao público compreende a administração dos pedidos de informações feitos por contato telefônico ou pessoal, especialmente por advogados, representantes de partidos políticos, juízes eleitorais e promotores.

5.2 Recebido o pedido de informação e não sendo possível atendê-lo diretamente, o NUCLEO DE APOIO buscará subsídios na SJ ou nas SAJs, objetivando satisfazer a solicitação.

5.3 Caso necessite falar pessoalmente com um dos Juízes do Tribunal ou com o titular da Secretaria Judiciária, o requerente será encaminhado, após autorizado, à respectiva autoridade.

6 ELABORAÇÃO DA PAUTA DE JULGAMENTOS

6.1 Aprovado pelo Pleno o cronograma mensal de sessões, o NÚCLEO DE APOIO elaborará calendário com os prazos finais para a inclusão de processos em pauta, competindo às SAJs informarem, por correio eletrônico, os dados respectivos e a data da sessão em que serão apresentados para julgamento.

6.2 A pauta de julgamentos dos processos (item 2.1.4) será elaborada com base nas informações prestadas pelas SAJs e encaminhada à CRIP, com antecedência mínima de oito dias, para a necessária publicidade.

6.2.1 Antes de serem remetidos à CRIP, os processos incluídos em pauta terão sua movimentação registrada no SADP.

6.3 Depois de revisadas, as pautas de que tratam os itens 2.1.4 e 2.1.5 desta Ordem de Serviço serão encaminhadas à CRIP, para a necessária publicidade, com antecedência de vinte e quatro horas da sessão respectiva, salvo as pautas suplementares, que poderão ser divulgadas até as 17 horas do dia do julgamento.

7 DISPONIBILIZAÇÃO DOS ACÓRDÃOS E RESOLUÇÕES

7.1 A disponibilização, em meio magnético, dos arquivos dos acórdãos e resoluções se dará após a sua publicação em sessão.

7.2 Ao receber a cópia do acórdão/resolução em papel, o NÚCLEO DE APOIO:

I – efetuará a conferência dos dados ali consignados com os do arquivo em meio magnético disponibilizado pela SAJ na rede da SJ;

II – registrará no arquivo o número do acórdão/resolução, salvando-o com senha;

III – excluirá quaisquer outras versões existentes; e

IV – disponibilizará cópia em meio magnético para as demais unidades interessadas.

7.2.1 Sendo constatada qualquer incongruência entre os arquivos, deverá ser consultado o assessor (SAJ) responsável pelo documento.

7.2.2 Em se tratando de documento cujo teor em meio magnético seja oriundo de outra unidade administrativa, os procedimentos acima serão realizados quando do seu recebimento.

8 DISPOSIÇÕES GERAIS

8.1 Os casos omissos serão examinados e decididos pelo titular da Secretaria Judiciária.

8.2 Fazem parte integrante desta Ordem de Serviço os anexos dos fluxos de trabalho do NÚCLEO DE APOIO.

8.3 Este regulamento entra em vigor na data de sua assinatura.

Dê-se ciência e cumpra-se.

Secretaria Judiciária do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em 10 de agosto de 2004.

Clycie Damo Bertoli, Secretária Judiciária

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ANEXOS